Business Intelligence -ratkaisut AhlmanEdussa
AhlmanEdu kehittää palvelujaan kassaan yhdistetyllä BI-työkalulla
Haaste
Ahlmanin ammattiopiston ja Oriveden opiston yhdistyessä vuoden 2016 lopussa syntyi Tampereelle oppilaitos, jossa yhdistyvät sekä ammatillinen koulutus että vapaa sivistystyö. Oppilaitoskokonaisuus tarjoaa laadukasta koulutusta eri tarpeisiin, mutta myös lähiruoan tuotantoa ja myyntiä, ravintola- majoitus- ja kokouspalveluja sekä omia tapahtumiaan.
”Oppilaitosten yhdistyessä yhdenmukaistimme kaikki taloushallinnon järjestelmät ja halusimme kassajärjestelmän, joka toimisi mahdollisimman hyvin yhteen muiden valittujen järjestelmien kanssa. Ceepos täytti nämä kriteerit,” taloussihteeri Marleena Hyytiäinen muistelee.
Nykyään oppilaitoksella on kaksi pysyvää kassaa, joista Tilapuodin kassa toimii pääkassana niin puodin tuotteiden kuin kurssilaskujen ja lounaidenkin maksamisessa. Lisäksi kokonaisuuteen on liitetty yleisötapahtumien rahastuksessa käytettävä tapahtumakassa sekä henkilökunnan itsepalvelupiste
Koronapandemia näkyi Ahlmanilla sekä palvelujen kysynnässä että asiakkaiden maksutapavalinnoissa.
”Kokouspalvelujen kysyntä on vähentynyt ja kokousryhmät pienentyneet pysyvästi etätyöskentelyn myötä. Aiemmin asiakkailla oli puodilla mukanaan vielä käteistä, kun taas nyt kysytään mobiilimaksutapojen perään,” palvelupäällikkö Leena Pekkanen toteaa.
Ensin koronapandemia ja sen jälkeinen raaka-ainekustannusten nousu ovat haastaneet lähi- ja luomuruoan pientuotannon ja myynnin kannattavuutta. Asiakkaiden kulutustottumukset ovat Pekkasen mukaan nyt muutoksessa, mikä tekee myynnin seurannasta ja luotettavan datan saamisesta päätöksenteon tueksi entistä tärkeämpää.
Aikaisemmin toiminnan kehittämistä haittasi hidas tiedonkulku. Koska Pekkasella ei ole pääsyä Ceeposin ylläpitoon, hän joutui pyytämään tarvitsemaansa myyntidataa aina Hyytiäiseltä, jonka oli etsittävä tiedot Ceeposin raporteilta ja läheteltävä ne edelleen sähköpostin liitteinä.
Ratkaisu
Vajaa vuosi sitten Ahlmanilla otettiin käyttöön kassajärjestelmän lisäominaisuudeksi Ceepos Business Intelligence -ratkaisu.
Se tuottaa kassan myyntitiedosta helposti luettavia analytiikkaraportteja ja toimii selaimella, joten nyt Pekkanen saa kaiken tarvitsemansa tiedon nopealla vilkaisulla analytiikasta koska tahansa.
” Ceepos BI näytti mihin myynti korona-aikana tippui ja missä tahdissa se nyt elpyy,”
AhlmanEdun palvelupäällikkö Leena Pekkanen
“Jos pohdin perusteita nykyisille aukioloajoille, näen asiakaspainekartasta kuinka paljon myyntiä todellisuudessa on ollut aamun hiljaisempina tunteina. Tieto tuo varmuutta omaan tekemiseen ja vaikuttaa siten ihan omaan jaksamiseenkin”
AhlmanEdun palvelupäällikkö Leena Pekkanen
Ennen palvelun käyttöönottoa Hyytiäinen ja Pekkanen tekivät tarkan listauksen millaista myyntidataa heidän pitäisi pystyä seuraamaan.
”Seuraan päivittäisiä myyntilukuja, keskiostoksen suuruutta, tuote- ja tuoteryhmäkohtaista myyntiä sekä niiden kehitystä verrattuna viime talveen.”, Pekkanen kertoo.
Varsinaisen myyntimäärän lisäksi data kertoo myös asiakaspaineen jakautumisen eri kellonaikoihin eli milloin Tilapuodissa on vilkkainta. Pekkanen voi hyödyntää tietoa työvuorojen suunnittelussa ja varmistaa henkilökunnan riittävyyden asiakasmäärään nähden.
Tulokset
Ceepos BI -työkalun tarjoama nopea ja helppo pääsy luotettavaan myyntidataan auttaa suunnittelemaan fiksummin oppilaitoksen eri palvelujen tulevaisuutta ja kehittämään toimintaa talon sisällä.
Hyytiäinen kokee ratkaisun erityisen hyödylliseksi organisaatiossa, jossa myyntiluvut olisivat muutoin vain yhden ihmisen takana.
”BI-työkalu on vähentänyt aivan hurjasti minun työmäärääni, kun enää ei tarvitse hakea ja lähetellä raportteja erikseen Ceeposin ylläpidosta, vaan Leena voi katsoa samat tiedot suoraan selaimen kautta aina kun niitä tarvitsee”, Hyytiäinen kehuu.
Helposti muokattavilla vertailunäkymillä Pekkanen pystyy tekemään valistuneita arvioita tulevista tarpeista.
”Suunnitellessani vaikkapa yleisötilaisuuden tarjoiluja näen sieltä edellisen vastaavan tilaisuuden tuotemyynnin ja voin sen perusteella arvioida tarvittavat määrät tulevaan tilaisuuteen. Voin myös helposti havainnollistaa keittiöhenkilöstölle yksittäisten tuotteiden menekin ilman että joutuisin manuaalisesti kokoamaan exceleitä tai piirtämään diagrammeja.” Pekkanen kiittelee.
Pekkanen kokee, että BI-työkalu on auttanut tunnistamaan ja tuomaan vahvistusta asioihin, joihin hänen esimiehenä tulisi reagoida.
”Jos pohdin perusteita nykyisille aukioloajoille, näen asiakaspainekartasta kuinka paljon myyntiä todellisuudessa on ollut aamun hiljaisempina tunteina. Tieto tuo varmuutta omaan tekemiseen ja vaikuttaa siten ihan omaan jaksamiseenkin”, Pekkanen toteaa.
Nopeamman tiedonkulun ansiosta koko myynnin seurannan prosessi on Ahlmanilla nyt paremmin hallussa.