Ceepos-kassajärjestelmä Koulutuskeskus Salpauksessa
Ceepos taipuu myös opetusvälineeksi työssäoppimisympäristöön
Haaste
Kun päijäthämäläiset ammattikoulut yhdistyivät ja uusi Koulutuskeskus Salpaus vuonna 2001 aloitti toimintansa, oli luonteva hetki lähteä kehittämään uuden oppilaitoksen maksamista ja taloushallintoa entistä tehokkaammaksi.
Ammatillista koulutusta tarjoavassa organisaatiossa on kassajärjestelmän ja maksuliikenteen suhteen moninaisia tarpeita.
Ravintolamyynti, opiskelijatöiden ulosmyynti, yleisötapahtumien lipunmyynti ja toisaalta opiskelijoilta perittävät maksut asettivat kaikki omat haasteensa sujuvalle maksamiselle ja taloushallinnon tehokkuudelle.
Usein toistuvien ja summaltaan pienien maksutapahtumien käsittely ja perintä vei enemmän aikaa ja rahaa kuin maksujen arvoon nähden oli järkevää.
Ratkaisu
Salpaus otti käyttöön CPU:n kassajärjestelmän vuonna 2001, kun silloiseen opetusravintola Vipuseen tarvittiin kassajärjestelmä, joka soveltuisi tavallisen kassamyynnin lisäksi myös työssäoppimisympäristöön opetuskäyttöön.
Nyt kassapisteistä on perustettuna noin 20 kappaletta ja niiden määrä ja käyttötarkoitus elävät oppilaitoksen tarpeiden mukana. Salpaus on laajentanut ja kehittänyt ympäristöä vuosien varrella useaan otteeseen tiiviissä yhteistyössä CPU:n kanssa.
”Kirjanpito- ja saatavareskontraliittymän tuoma täysi automaatio oli todella tärkeä parannus. Raportoinnin kehittäminen, asiakaskorttitoimintojen ja kosketusnäyttöjen käyttöönotto sekä Tassulan itsepalvelukassan käyttöönotto ovat kaikki olleet tärkeitä kehitysaskelia,” kirjanpitopäällikkö Aleksi Teräväinen luettelee.
Teräväinen on erityisen tyytyväinen sisäiseen tilimyyntiin, jonka ansiosta esimerkiksi kokoustarjoilujen tilaus oppilaitoksen omasta ravintolasta sujuu nyt näppärästi, eikä talon sisällä tarvitse pyöritellä sisäisiä laskuja yksiköstä toiseen.
Kassatyön arki on välillä hektistä, mutta kun kassatyöntekijä kirjaa maksun väärin, otetaan yhteys Salpauksen taloussuunnittelija Helena Sapilaan. ”On tärkeää, että pääsen Ceeposin ylläpidosta helposti tarkistamaan kuittihistorian ja auttamaan virheen selvityksessä,” Sapila sanoo
“Verrattuna vanhoihin kassoihin, Ceepos on säästänyt meillä olennaisesti työaikaa ja parantanut asiakaspalvelun sujuvuutta kassoilla, erityisesti ruuhka-aikana. Keskittäminen yhteen järjestelmään on tuonut paljon hyötyjä”
kirjanpitopäällikkö Aleksi Teräväinen
Tulokset
Salpauksessa aktiivisella yhteistyöllä CPU:n kanssa Ceeposista on luotu juuri oppilaitoksen tarpeisiin istuva kokonaisuus.
Ceepos-ympäristön kehitystyö Salpauksessa jatkuu edelleen ja katsetta on käännetty CPU:n uusimpien ratkaisujen suuntaan.
”Olemme nyt ottamassa käyttöön Ceepos Mobiilimaksu -sovellusta kassamaksamisen rinnalle ravintolamyyntiin ja selvitämme myös selainpohjaisen kassan tarjoamia mahdollisuuksia,” Teräväinen raottaa tulevaa.