Rauman kaupungin verkkokauppa
Verkkomaksaminen suoraviivaistaa Rauman kaupungin asiakaspalvelua
Haaste
CPU:n kassajärjestelmää vuosikymmeniä käyttänyt Rauman kaupunki halusi viitisen vuotta sitten lähteä kehittämään sähköistä asiakaspalveluaan pidemmälle. Ensin Paytrail-maksupalvelun muutosten sekä Hellewi- ja Trimble-ohjelmien käyttöönoton myötä syntyi tarve liitynnöille verkkomaksuportaaliin, jotta maksut saatiin kulkemaan eri järjestelmien välillä.
Lopulta kaupunki päätti hankkia ihan täysverisen verkkokaupan sujuvoittamaan erilaisten tuotteiden myyntiä ja palveluiden tarjontaa.
Akuutein tarve muutoksille oli sellaisten palvelutuotteiden kohdalla, jotka vaativat erilaisten lisätietojen keruuta asiakkaalta.
”Retki-ilmoittautumiset hoidettiin aiemmin työläästi Excelillä”, kaupungin laskenta- ja maksuliikennesuunnittelija Tarja Helminen muistelee.
Kaupungin työntekijä kyseli lisätiedot ilmoittautuneilta puhelimitse eivätkä kaikki ilmoittautuneet silti sitoutuneet puhelimessa tehtyyn suulliseen ilmoittautumiseen niin kuin kaupunki matkanjärjestäjänä olisi toivonut.
”Matkalle varataan paikat, muttei niitä koskaan saavuta maksamaan. Kun sitten otamme yhteyttä, ilmoittautuneet päättävät, etteivät lähdekään. Yhtäkkiä vapaana on 10 paikkaa pari päivää ennen matkaa,” palveluneuvoja Tiina Koskela kuvailee matkanjärjestämisen haasteita.
Ratkaisu
Rauman kaupungin Ceepos-verkkokauppa avattiin helmikuussa 2019. Verkkokaupan kautta voi muun muassa ostaa kaupungin juhlavuoden tuotteita ja museotuotteita, ladata lisäkausia kuntosalikortille, ilmoittautua retkille sekä ladata rahasaldoa Ceepos-mobiilimaksusovellukseen kaupungin henkilöstön ateriamaksuja varten.
Nyt kaupunki pystyy palvelemaan asukkaitaan verkossa vuorokauden ympäri ja sijaintiin katsomatta. Verkkokauppaa ylläpitää kaupungin palvelupiste Pyyrman ja museokaupan osalta Rauman museon henkilökunta.
” Retki-ilmoittautumiset hoidettiin aiemmin työläästi Excelillä.”
kaupungin laskenta- ja maksuliikennesuunnittelija Tarja Helminen
“Meidän työtä on helpottanut paljon, kun enää ei tarvitse puhelimessa selvitellä laskettelureissujen osallistujien kokotietoja vuokravälineitä varten.”
Rauman kaupungin palveluneuvoja Tiina Koskela
Rauma hyödyntää verkkokauppaa maksukanavana myös sellaisille rajatun kohderyhmän tuotteille ja palveluille, joita ei ole julkaistu näkyviin verkkokaupan julkiselle puolelle. Tällöin ennalta valitun tuotteen maksulinkki lähetetään suoraan asiakkaalle.
Henkilökunnalle suunnatut tuotteet puolestaan on julkaistu myyntiin kaupungin intraan, josta ohjaudutaan maksamaan Ceeposiin.
”Lukiolaiset voivat maksaa verkkokaupan kautta esimerkiksi vanhojentanssipäivän juhla-aterian ja kuvataideopetuksen materiaalimaksut. Ateria- ja välipalamaksut sekä kaupungin henkilöstön autojen lämmityspaikkamaksut menevät niin ikään verkkokaupan kautta ja vähentävät näin palkanlaskijoiden työtä, kun heidän ei tarvitse vähennellä maksuja palkasta. ”
Tulokset
Raumalla juuri ilmoittautumistuotteita on myyty verkkokaupassa paljon, koska tuotteen lisätietolomakkeen on koettu palvelevan hyvin osallistujalta tarvittavien tietojen keruussa.
Nyt ilmoittautujat täyttävät tiedot lomakkeelle itse ja matkanjärjestäjä saa ne kootusti taustajärjestelmästä käyttöönsä.
”Meidän työtä on helpottanut paljon, kun enää ei tarvitse puhelimessa selvitellä laskettelureissujen osallistujien kokotietoja vuokravälineitä varten. Lisäksi sitoutuminen ilmoittautumiseen paranee, kun ilmoittautujat täyttävät tietonsa ja maksavat retken heti verkkokaupassa,” Koskela kiittelee.
Maksut retkistä saadaankin nyt ajoissa, ja turhat perumiset ja epäselvyydet ovat vähentyneet.
Tuotteiden maksu välittömästi verkkokaupassa on vähentänyt niin laskutukseen kuluvaa työaikaa kuin käteisen käsittelyäkin, kun Rauman kaupunki on poistanut käteiskassat lukiolta kokonaan.
”Korona-aikana verkkokauppa mahdollisti yhteystietojen keruun näppärästi myös maksuttomien tilaisuuksien osallistujilta, jotta mahdollisten tautialtistumisten tapahtuessa nimilista paikallaolijoista olisi ollut tarvittaessa saatavilla”, Koskela muistelee.
Korona-aika lisäsikin muutoinkin sähköisen asioinnin tarvetta vielä entisestään ja kannusti kehittämään verkkokauppaa pidemmälle.
Verkkokauppa on otettu Raumalla hyvin vastaan. Suosituin yksittäinen verkkokauppatuote on kuntosalin vuosimaksujen uusiminen.
”Erityisesti haja-asutusalueen asukkaat arvostavat, ettei heidän tarvitse lähteä erikseen ajamaan Rauman keskustaan saakka maksamaan vuosimaksua kuntosalille.”