Kuhmon kaupungin verkkokauppa
Eliisa Heikkinen, Kuhmon kaupunki
Kuhmon kaupunki saavutti säästöjä siirtämällä palveluja verkkokauppaan
Haaste
Vielä pari vuotta sitten Kuhmossa painittiin monelle kunnalle tutun ongelman kanssa: vaikka palveluista kerättävät maksut eivät olleet summiltaan suuria, oli niiden laskuttaminen kallista ja aikaa vievää.
Esimerkiksi kaupungin henkilöstön lämmitetystä autopaikasta perittävä maksu kartutti kirstua vuosittain vain 60 eurolla per paikka, mutta niitä laskutettiin melko paljon vuosittain.
”Autopaikkojen varausta hoidettiin puhelimitse ja uutta varaajaa varten piti perustaa aina uusi asiakas sekä laskutus- että kiinteistötietojärjestelmään. Paikkojen vaihtaminen taas vaati vanhojen sopimusten päättämistä ja uusien tekemistä, joten siitä syntyi paljon manuaalista työtä pienen summan takia, ” kaupungin entinen palvelusihteeri Leena Malinen kuvailee vanhaa prosessia.
Yhtä lailla muut kaupungin tilavaraukset vaativat joko soittelua tai luukulla asiointia arkisin toimistoaikaan kaupungin asiakaspalvelupisteessä.
Ratkaisu
Kaupunki päätti lähteä karsimaan laskutuskustannuksia verkkomaksuratkaisun avulla.
”Hankimme CPU:lta pienen kunnan verkkokauppapaketin ja otimme siihen vielä päälle varauskalenteriin vakiovuorojen varaustoiminnot sekä lisämaksutavoiksi ePassin ja Smartumin,” Malinen kertoo.
Kuhmon kaupungin kaikki kolme kivijalkakassaa käyttivät jo ennestään Ceepos -maksamisen alustaa, joten oli luontevaa lähteä laajentamaan käytössä olevia ratkaisuja verkkomaksamiseen, jotta verkkokaupassa päästiin hyödyntämään valmiina olevia tuotekoodistoja ja tiliöintiä.
”Verkkokaupasta maksutapahtumat siirtyvät kirjanpitoon samoilla tiedoilla kuin kassoilta, mikä vähensi työmäärää niiden osalta,” Malinen kiittelee.
Kuhmon kaupungin oma verkkokauppa otettiin käyttöön elo-syyskuussa 2022. Henkilöstön autopaikkojen lisäksi sinne on viety myyntiin muun muassa liikuntasalien sekä kaupungintalon etätyöpisteiden tilavaraukset sekä vene- ja toripaikat.
”Etätyöpisteiden käyttö on ilmaista ja liikuntasalivuokratkin muutamia kymppejä, eli mistään suurista summista ei puhuta, mutta se, että asiakas saa ne varattua itse netistä vähentää kaupungin henkilöstön työtä ihan selkeästi,” kaupungin palvelusihteeri Eliisa Heikkinen kiittelee.
Kulttuuripuolen palveluista verkkokaupassa on mahdollista maksaa Talvisotamuseon pääsyliput, kirjaston palvelumaksut sekä nuorisopalveluiden retkien ilmoittautuminen. Lisäksi verkkokauppaan on viety avoinhintaisena tuotteena mahdollisuus maksaa kuntouttavassa työtoiminnassa valmistettuja tuotteita.
Syksystä 2023 alkaen verkkokaupan kautta ovat hoituneet myös uimahallin sarjalippujen ja uintipassien osto eri ikäryhmille.
“Laskutuksesta on saatu tosi paljon kustannushyötyä, perintään ei siirry enää laskuja ja säästytään laskujen korjailuilta,”
Leena Malinen, Kuhmon kaupunki
Tulokset
Verkkokauppa on keventänyt työkuormaa odotetusti.
”Laskutuksen vähenemisestä on saatu tosi paljon kustannushyötyä, laskuja ei siirry enää perintään ja säästytään laskujen korjailuilta,” Malinen kertoo.
Eniten aikaa verkkokaupassa vie uusien tuotteiden perustaminen, mutta aina ei tarvitse aloittaa tuotteen perustamista tyhjästä vaan aikaa voi säästää hyödyntämällä aiemmin vietyjä tuotteita uusien pohjina.
”Kun kerran on mietitty mitä tietoja retkien ilmoittautumisissa täytyy kerätä niin samoja pohjia voi käyttää jatkossakin vastaavanlaisissa tuotteissa,” Malinen muistuttaa.
Kuhmon kaupunki painotti verkkokauppaa hankittaessa myös mahdollisuutta saada sinne tilojen varauskalenteri kuntalaisille näkyviin.
”Varauskalenterin myötä liikuntasalien ja etätyötilojen vapaiden vuorojen kyselyt puhelimitse on jääneet pois, mikä säästää meidän työaikaa verrattuna aikaisempaan, kun asiakkaat tulivat luukulle asioimaan. Nyt avainten ohjelmoinnin voi tehdä sopivassa kohtaa oman työn lomassa,” Eliisa Heikkinen sanoo.
Vuodessa verkkokauppaan on saatu siirrettyä paljon Kuhmon kaupungin palveluja ja tuotteita.
Erityisesti etätyöpisteiden nettivaraamisesta on saatu hyvää palautetta, sillä niiden käyttäjät ovat etupäässä ulkopaikkakuntalaisia. ”Heille on erityisen kätevää, että tilan varaustilanteen näkee ennakkoon netistä, ” Heikkinen summaa.
”Vakikäyttäjät löytävät tuotteensa sieltä ja nuorisopalveluissa on markkinoitu, että ilmoittautuminen heidän retkilleen onnistuu nykyään netissä, ” Malinen sanoo.
Kaiken kaikkiaan kuhmolaiset ovat siirtyneet sujuvasti asioimaan verkossa. Muutos on sujunut jopa kivuttomammin, mitä osattiin odottaa:
”Ihan on yllättänyt, miten vähän negatiivista palautetta on kuntalaisilta saatu. Asiakkaat ovat ottaneet verkkokaupan vastaan tosi hyvin,” palvelusihteeri Sonja Korva lisää.
Kuhmon kaupunki jatkaa edelleen verkkokaupan kehittämistä yhteistyössä CPU:n kanssa.