Pohde luottaa sisäisissä tilauksissa Ceeposiin
Haaste
Uuden Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue Pohteen aloittaessa toimintansa vuoden 2023 alussa, haluttiin Oulussa ateria- ja puhtauspalveluiden prosesseihin ottaa käyttöön nykyaikainen ja jo toimivaksi todettu järjestelmä.
Ceepos oli ollut Oulun kaupungin sisäisissä tilauksissa käytössä jo muutamia vuosia. Niinpä se nousi luontevasti keskusteluun varteenotettavana vaihtoehtona, kun sote-uudistuksen myötä hyvinvointialueen toiminta käynnistyi vuoden 2023 alussa.
”Pohteessa kokonaisuus on sen verran iso, että oli selvää, että sisäiset tilaukset täytyy hoitaa kunnollisen järjestelmän kautta, ” ateria- ja puhtauspalvelu-asiantuntija Seija Oikarinen kertoo.
Pohde toimii 30 kunnan alueella ja eri yksiköissä sisäisten tilauskäytäntöjen ja eri järjestelmien kirjo on toistaiseksi vielä laaja hyvinvointialueen ollessa alkutaipaleella.
Tavoitteena on kuitenkin tulevina vuosina yhtenäistää käytäntöjä ja päästä eroon hitaista manuaalisista vaiheista erityisesti suuren volyymin yksiköissä.
Ratkaisu
Pohteella Ceepos- sisäinen tilausjärjestelmä rakennettiin hyvinvointialueen Oulussa sijaitsevien yksiköiden ateria- ja puhtauspalveluiden sisäisiä tilauksia silmällä pitäen.
Verkkokauppapohjaisen järjestelmän kautta esimerkiksi ikäihmisten asumisyksiköiden ja vammaispalveluiden ryhmäkotien ateriavastaavat tilaavat omiin yksiköihinsä tarvittavat päivittäiset ateriat sekä puhtauspalvelut.
Sisäisestä verkkokaupasta löytyy tuotteet erilaisille ateriatyypeille ja esimerkiksi erityisruokavaliot on huomioitu omina tuotteinaan.
”Ateriavastaavat tekevät tällä hetkellä järjestelmän kautta noin 20 000 – 25 000 ateriatilausta kuukaudessa. Siihen lukuun lisätään sitten vielä esimerkiksi kotiaterialaskutus ja muut meidän asiantuntijoiden tekemät tilaukset, ” Oikarinen kertoo.
Erilaisten asumisyksiköiden lisäksi puhtauspalveluita tilataan esimerkiksi terveyskeskuksiin ja sosiaali- ja terveyspalveluiden toimistotiloihin.
“Sisäinen tilausjärjestelmä helpottaa isojen kokonaisuuksien hallintaa ja vähentää mahdollisuutta virhetilauksiin, joita tulee helposti silloin, kun tilaukset nojaavat exceleihin ja tarralappuihin.”
Seija Oikarinen, Pohde
Tulokset
Ceepos on palvellut sisäisten tilausten prosesseissa aivan hyvinvointialueen alusta lähtien.
” Se on helppokäyttöinen järjestelmä ja eri yksiköiden ateriavastaavat ovat oppineet käyttämään sitä todella nopeasti. Pidimme käyttöönottovaiheessa muutaman koulutuksen ja todella vähän järjestelmän käytöstä on tullut kysymyksiä enää sen jälkeen,” Oikarinen kehuu.
Hän iloitsee, että ateriavastaavat voivat nyt tilata tarvitsemansa ateriat suoraan verkkokaupasta ilman sähköpostin lähettelyä tai muita kanavia. Järjestelmään asetetut tilausrajat auttavat myös toiminnan suunnittelussa ja ennakoimisessa.
” Se helpottaa isojen kokonaisuuksien hallintaa ja vähentää mahdollisuutta virhetilauksiin, joita tulee helposti silloin, kun tilaukset nojaavat exceleihin ja tarralappuihin”, Oikarinen huomauttaa.
Pohteessa on tunnistettu myös mahdollisuuksia laajentaa sisäisen tilausjärjestelmän käyttöä.
” Puhtauspalveluiden osalta keskustelemme parhaillaan CPU:n ja Monetran kesken ratkaisun laajentamisesta myös muualle hyvinvointialueelle”, Oikarinen sanoo.